TU NEGOCIO Y EL MANEJO DE EFECTIVO

Posted 6/22/2015

Amigos dueños de negocios, la correcta administración de tu efectivo puede hacer la diferencia entre el éxito o fracaso de tu negocio. Además, el IRS está siempre implementando nuevas medidas para asegurar que todas las ventas han sido reportadas y se han pagado los impuestos correspondientes. A continuación detallo algunas medidas básicas que pueden ayudarte a controlar mejor el manejo del efectivo:

  • Establecer procesos de control interno que garanticen la salvaguarda de tus activos, es decir, protegerlos contra uso indebido o posibles robos.
  • Todo el efectivo recibido deber ser registrado de manera oportuna y correcta.
  • La información financiera debe garantizar la exactitud de entradas y salidas de efectivo.
  • Los desembolsos deben ser realizados de acuerdo a los fines establecidos por el dueño del negocio.
  • Establecer, controlar y documentar un fondo de caja chica para efectuar pagos de emergencia o pagos pequeños.
  • No mantener cantidades grandes de efectivo ocioso. Valorar invertir o usarlo como capital de trabajo del negocio que permita generar ganancias.

Para lograr un adecuado control del efectivo, será necesario implementar normas dentro de tu empresa, tales como:

  • Registrar todos los ingresos de forma inmediata.
  • Los depósitos de los ingresos diarios debería ser efectuado por una persona diferente al cajero y diferente al encargado de cuentas por cobrar.
  • El manejo del efectivo debe ser controlado por una persona diferente al encargado de la contabilidad.
  • Colocar la caja registradora de tal forma que el cliente pueda ver el total que se le está cobrando. Esto mitiga el riesgo que el cajero este cobrando de más y no sea reportado al dueño o administrador del  negocio.
  • Efectuar todos los pagos por medio de cheque o tarjeta de débito  o crédito del negocio. Pagos menores pueden ser en efectivo pero controlados desde el fondo de caja chica.
  • Efectuar arqueos periódicos de la caja de forma sorpresiva.
  • La correspondencia debe ser abierta por un empleado responsable que no tenga acceso al los registros contables y que no esté relacionado en funciones de caja.

Estas son solo algunas de las medidas que pueden ayudar a la correcta administración de tu efectivo en tu negocio. Cada negocio es diferente y deben ser estudiados los diferentes procesos en la gestión administrativa y financiera para garantizar los mejores resultados.

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